دليل خطوة بخطوة: كيف تنشئ عروض أسعار احترافية في كلاينترو

تعتبر عروض الأسعار (Estimates) الخطوة الأولى والأساسية لتحويل العميل المحتمل إلى عميل فعلي. يوفر نظام كلاينترو  واجهة مرنة وسريعة لإعداد هذه العروض وإرسالها ومتابعتها.

في هذا المقال، سنشرح بالتفصيل طريقة إنشاء عرض سعر احترافه وكيفية التعامل معه خطوة بخطوة.

أولاً: الوصول إلى قسم عروض الأسعار

1. من القائمة الجانبية للنظام، توجه إلى قسم المبيعات (Sales).

2. اختر عروض الأسعار (Estimates).

3. اضغط على زر إنشاء عرض سعر جديد (Create New Estimate) الموجود في أعلى الصفحة.

ثانياً: تعبئة البيانات الأساسية للعرض

ستظهر لك شاشة مقسمة إلى جزأين؛ الجزء العلوي مخصص للبيانات العامة، والسفلي مخصص لتفاصيل المنتجات والأسعار.

• العميل (Customer): ابدأ بكتابة اسم العميل (أو العميل المحتمل Lead). بمجرد اختياره، سيقوم النظام تلقائياً بسحب بيانات العنوان والعملة المرتبطة به.

• الرقم والتاريخ: يقوم النظام بتوليد رقم عرض السعر تلقائياً وبشكل متسلسل، ويمكنك تحديد تاريخ العرض (Date) وتاريخ انتهاء الصلاحية (Expiry Date).

• المشروع (Project): إذا كان عرض السعر مرتبطاً بمشروع معين قيد الدراسة، يمكنك ربطه مباشرة من هنا لتوثيق العمليات.

• المناديب (Sales Agent): يمكنك تعيين موظف مبيعات محدد ليكون المسؤول عن متابعة هذا العرض.

ثالثاً: إضافة العناصر والخدمات (Items)

هنا تضع تفاصيل ما تبيعه للعميل:

1. اختيار عناصر جاهزة: إذا كانت خدماتك أو منتجاتك مضافة مسبقاً في النظام، يمكنك اختيارها من القائمة المنسدلة، وسيقوم النظام بتعبئة الوصف والسعر والضرائب تلقائياً.

2. إضافة مخصصة: يمكنك كتابة اسم الخدمة والوصف والكمية والسعر يدوياً في حال كان العرض مخصصاً لحالة معينة.

3. اضغط على إشارة الزائد (+) أو زر الحفظ لإضافة العنصر إلى جدول الحساب المالي.

رابعاً: الضرائب، الخصومات، والشروط

• الخصم (Discount): يمكنك تطبيق خصم إما بنسبة مئوية (e.g., 10%) أو بقيمة ثابتة، واختيار ما إذا كان الخصم يتم قبل الضريبة أو بعدها.

• الضرائب (Taxes): يتم حساب ضريبة القيمة المضافة تلقائياً بناءً على الإعدادات أو الضرائب المحددة لكل عنصر.

• الشروط والأحكام (Terms & Conditions): في أسفل الصفحة، يمكنك وضع شروط الدفع، مدة التوريد، أو أي ملاحظات قانونية وتجارية تضمن حق شركتك.

عند الانتهاء، اضغط على حفظ (Save).

خامساً: إرسال العرض ومتابعته

بعد الحفظ، تظهر لك خيارات متقدمة للتعامل مع العرض:

• الإرسال عبر البريد: يمكنك إرسال العرض مباشرة إلى بريد العميل بضغطة زر، وسيصله برابط مباشر يستطيع من خلاله مراجعة العرض.

• تنزيل PDF: يمكنك تحميل العرض بصيغة PDF وطباعته أو إرساله عبر وسائل التواصل الأخرى.

• قبول أو رفض العرض: يتيح النظام للعميل إمكانية القبول الإلكتروني (Accept) مع التوقيع، أو الرفض (Decline) مع ذكر الأسباب.

• التحويل التلقائي: بمجرد موافقة العميل، يمكنك بضغطة زر واحدة تحويل عرض السعر إلى فاتورة رسمية (Invoice) أو مشروع (Project) دون الحاجة لإعادة كتابة البيانات.